8月21日上午，学校在逸夫科技馆3号会议室召开会议，对前一阶段“纪念钱学森同志诞辰100周年学术论坛”筹备工作作了通报交流，并对筹备工作领导小组近期重点开展的各项工作进行了安排部署。会议由副校长、会议筹备工作领导小组副组长潘峰主持。各工作组负责人参加了会议。

潘峰指出，省政府和学校高度重视此次学术论坛，省政府专门就本次论坛下发了文件，作了明确安排部署；黄高宝校长和河西学院周永革书记多次召开协调会商讨论坛有关事宜，并于近期向郝远副省长作了专题汇报。学校相关部门工作人员利用假期休息时间做了大量前期准备工作，使论坛各项筹备工作整体进展顺利，有序推进。

他进一步指出，现在距离论坛开幕仅剩半个多月时间，希望各相关部门和各工作组能够切实履行职责，再接再厉，从现在起进入倒计时状态，紧锣密鼓地推进各项筹备工作。

他要求，联络组要在下周一前做好会议具体方案和日程安排，在下周五前将发送回执情况汇总至接待组；材料组要抓紧对已经提交的论文进行审阅，并联系学报编辑部对论文进行排版印刷；接待组要在下周四前作出具体接待方案，并作出相关预算；会务组要抓紧完成相关主持词和讲话稿的起草，并做好会场布置工作；宣传报道组在做好宣传报道工作的同时，要负责会议期间的氛围营造工作；后勤保卫组要在开学初做好校园环境卫生的清理，并负责会议期间的医疗保障、餐饮和安全保卫等工作。同时，他要求在开学后集中进行全校性的卫生大扫除活动，为会议的召开和迎新工作创造良好氛围。

本次论坛筹备工作联络组、材料组、接待组、会务组、宣传报道组和后勤保卫组负责人分别就各工作组前一阶段开展的工作进行了通报交流。各与会人员还就会议邀请函发送具体形式、会议材料装订整理、会议期间交通食宿安排、宣传报道方案以及会议期间氛围营造等内容进行了讨论。

此前，6月23日上午，学校在逸夫科技馆3号会议室由校长、会议筹备工作领导小组组长黄高宝主持召开专题会议，就“纪念钱学森同志诞辰100周年学术论坛” 筹备工作进行了安排。副校长、会议筹备工作领导小组副组长潘峰出席会议。学校相关部门和学院负责人参加了会议。